§ 6 Grundsätze zu Schülerunterlagen ^{1Verordnung zur Änderung der Schuldatenverordnung und der Digitale Lehr und Lernmittel-Verordnung vom 4. März 2024}

(1) Personenbezogene Daten von Schülerinnen und Schülern, deren Verarbeitung in der Schule für die Unterrichts- und Erziehungsarbeit sowie für die notwendigen Verwaltungsarbeiten erforderlich ist, dürfen insbesondere in den Unterlagen über Schülerinnen und Schüler (Schülerunterlagen) nach Maßgabe dieses Abschnitts verarbeitet werden.

(2) Folgende Schülerunterlagen werden an der Schule geführt:

1. an allgemeinbildenden Schulen Schülerbögen (§ 7); anstelle dessen an beruflichen Schulen Schülerpersonalblätter (§ 8 Absatz 1 und 2) und an Einrichtungen des Zweiten Bildungswegs Schülerakten (§ 8 Absatz 1 und 3),
 
2. Schülerkarteien (§ 9),
 
3. Klassenbücher (§ 10 Absatz 1); bei Kursunterricht anstelle dessen Kursbücher und Anwesenheitsnachweise (§ 10 Absatz 2 und 3),
 
4. bei Förderunterricht in der Grundschule das Unterrichtsbuch für Fördermaßnahmen (§ 11),
 
5. in der gymnasialen Oberstufe Akten der Oberstufenkoordinierenden und an beruflichen Gymnasien Akten der Abteilungsleiterin oder des Abteilungsleiters (§ 12),
 
6. bei sonderpädagogischem Förderbedarf sonderpädagogische Förderbögen (§ 13),
 
7. in Schulen mit Ganztagsbetrieb oder ergänzender Förderung und Betreuung im Sinne von § 19 Absatz 6 des Schulgesetzes Akten des pädagogischen Fachpersonals (§ 14).

(3) Schülerunterlagen können im Ermessen der Schule sowohl in Papierform nach Maßgabe des Absatzes 4 als auch in digitaler Form nach Maßgabe des Absatzes 5 geführt werden, sofern in den §§ 7 bis 14 nichts Abweichendes geregelt ist.

Schülerunterlagen sind vertraulich zu behandeln und durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.

Die Schülerunterlagen sind stets auf dem aktuellen Stand zu halten.

(4) Bei Führung in Papierform bewahrt die aktenführende Person die Schülerunterlagen für Unbefugte unzugänglich auf.

(5) Bei Führung in digitaler Form speichert die aktenführende Person die Schülerunterlagen in einer für Unbefugte nicht zugänglichen Form.

In regelmäßigen Abständen wird eine Sicherheitskopie in digitaler Form oder als Ausdruck erstellt.

Die Vorgaben der Artikel 25 und 32 der Datenschutz-Grundverordnung sowie des § 26 des Berliner Datenschutzgesetzes sind insbesondere durch folgende Maßnahmen einzuhalten:

1. Erfolgt die Verarbeitung durch einen Auftragsverarbeiter, ist dieser sorgfältig gemäß Artikel 28 Absatz 1 der Datenschutz-Grundverordnung auszuwählen. Über die Auftragsverarbeitung ist ein Vertrag gemäß Artikel 28 und 29 der Datenschutz-Grundverordnung abzuschließen.
 
2. Ein Rollen- und Berechtigungskonzept ist zu erstellen und umzusetzen.
 
3. Der Zugang zu digital geführten Schülerunterlagen ist nur zulässig mit einem dienstlichen digitalen Endgerät gemäß § 17.
 
4. Die Authentifizierung der Nutzerin oder des Nutzers erfolgt mittels einer Kombination von mindestens zwei verschiedenen und unabhängigen Komponenten (Zwei-Faktor-Authentifizierung).

(6) Die Aufsicht über die Führung der Schülerunterlagen und die Entscheidung über Aufnahme oder Entfernung von Unterlagen in Zweifelsfällen obliegt der Schulleiterin oder dem Schulleiter.

Sie oder er ist berechtigt, selbst Eintragungen vorzunehmen.

(7) Schulische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dürfen die Schülerunterlagen einer Schülerin oder eines Schülers, die oder den sie selbst unterrichten, fördern oder betreuen, einsehen, soweit dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist.

Das Recht auf Einsichtnahme durch die zuständige Schulaufsichtsbehörde oder die zuständige Schulbehörde bleibt unberührt.

Die Einsichtnahme durch Personen, die nicht dem in Satz 1 oder 2 genannten Personenkreis angehören, ist in der jeweiligen Schülerunterlage zu vermerken.

Ist eine begrenzte Einsicht nicht möglich, weil sich benötigte und nicht benötigte Angaben nicht trennen lassen, sind von der die jeweilige Unterlage führenden Person die erforderlichen Auskünfte zu erteilen.

(8) Ersatzschulen führen Unterlagen über ihre Schülerinnen und Schüler sowie den Unterricht, die den in Absatz 2 genannten Schülerunterlagen gleichwertig sind.

Gleichwertig sind Unterlagen, wenn sie die Dokumentation des Lernerfolgs insbesondere im Hinblick auf einen Schulwechsel gewährleisten.

Abweichend von Satz 1 führen Ersatzschulen sonderpädagogische Förderbögen nach den Anforderungen des § 13.

Abweichend von Satz 1 führen anerkannte Ersatzschulen Akten der Oberstufenkoordinierenden nach den Anforderungen des § 12.

Für Ersatzschulen gelten die §§ 15 und 16 entsprechend.